Zawiadomienie o kontroli dla przedsiębiorcy najczęściej oznacza sporo stresu. Nawet najlepsze przygotowanie nie wyklucza, że podczas kontroli nie zostaną dostrzeżone nieprawidłowości, które mogą wynikać z niewiedzy przedsiębiorcy lub jakiegoś przeoczenia. Jak zatem i co przygotować do kontroli, aby uniknąć nie tylko stresu, lecz przede wszystkim kosztownych błędów? Najważniejsze wskazówki przedstawiamy w poniższym artykule.
Kontrola, ale jaka?
Przede wszystkim przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z faktu, że inaczej wyglądają kontrole urzędu skarbowego, prowadzone przez ZUS, a odmiennie te, których podejmuje się Państwowa Inspekcja Pracy. Bardzo ważne jest zawiadomienie dostarczone do przedsiębiorcy. Dzięki niemu dowiemy się, kto będzie przeprowadzał kontrolę oraz w jakim zakresie.
W otrzymanym zawiadomieniu znajdziemy informację o terminach, w jakich może być przeprowadzona kontrola, a także o konkretnych obszarach działalności, które będą sprawdzane. Ponadto dowiemy się, jakich dokumentów może wymagać organ przeprowadzający kontrolę. Ten dokument staje się zatem dla przedsiębiorcy bardzo ważny, bo informuje o najważniejszych elementach kontroli.
Kontrola a usługi prawne
Samodzielne przygotowanie do kontroli jest możliwe, ale wymaga czasu, dokładności i niestety nie eliminuje stresu towarzyszącemu temu zadaniu. Co ważne, nieświadomie przedsiębiorca może popełnić błędy lub nie dostrzec niezgodności w dokumentach, a to oznacza konsekwencje - finansowe, prawne czy podatkowe.
Z tego względu warto od samego początku podjąć współpracę ze specjalistą - takie usługi można znaleźć np. na stronie https://mklegal.eu/. Na czym to polega? Przede wszystkim prawnik zapoznaje się z dokumentacją firmową, weryfikuje ją i powiadamia przedsiębiorcę, co musi lub może poprawić jeszcze przed kontrolą.
Po stronie specjalisty leży reprezentowanie przedsiębiorcy przed organami kontrolnymi, sporządzanie pism, w tym odwołania, gdy zachodzi taka potrzeba, oraz uczestniczenie w ewentualnym procesie. Jest to nieocenione wsparcie na każdym etapie kontroli, która oznacza większe bezpieczeństwo dla firmy, mniej stresu oraz minimalizowanie ryzyka nałożenia poważnych sankcji.
Co koniecznie trzeba przygotować?
Niezależnie od podjętej współpracy ze specjalistą, po stronie przedsiębiorcy leżą kwestie związane z koniecznością przygotowania kompletnej dokumentacji. Warto ją uporządkować, skupiając się na tych dokumentach, które objęte zostały zakresem kontroli.
Dobrze jest również zaznajomić się z tym, jakie prawa i obowiązki podczas kontroli leżą po stronie zarówno przedsiębiorcy, jak i organu dokonującego kontroli.
Zachowanie w trakcie kontroli
Stres towarzyszy każdej kontroli, ale można go zminimalizować, odpowiednio się zachowując. Bardzo ważne jest, aby odpowiadać konkretnie i rzeczowo, nie ukrywać błędów, które zostały dostrzeżone na etapie weryfikacji i przygotowania dokumentów, ponieważ i tak wyjdą one na światło dzienne. Wbrew pozorom wiele z nich da się naprawić w odpowiedni sposób, bez ponoszenia poważnych konsekwencji. Spokojna komunikacja, współpraca z osobami kontrolującymi oraz dokładne czytanie protokołów przed ich podpisaniem, to klucz do sukcesu.
Tworzenie listy kontrolnej
Aby jeszcze lepiej przygotować się do kontroli, łatwiej uporządkować dokumenty i odnaleźć się w tym temacie, warto przygotować sobie listę kontrolną. Punkt po punkcie sprawdzić, czy mamy wszystko, co się w niej znalazło. Przygotowanie takiej listy ułatwia sprawdzenie, czy na pewno wszystkie dokumenty, które będą wymagane, są dostępne. W ten sposób zdecydowanie łatwiej zweryfikujemy również i dostrzeżemy ewentualne błędy, nieścisłości czy braki i zdążymy je uzupełnić.
Na liście kontrolnej warto, aby znalazły się punkty, takie jak:
- - sprawdzenie aktualnych danych firmowych,
- sprawdzenie kompletności deklaracji, rozliczeń i ewidencji,
- uporządkowanie dokumentacji księgowej,
- sprawdzenie poprawności zgłoszenia i rozliczenia składek,
- sprawdzenie zawartych umów,
- weryfikacja, czy została założona skrzynka do e-doręczeń.
Im lepiej przygotujemy się do kontroli, tym sprawniej ona pójdzie, a do tego zminimalizujemy ryzyko wystąpienia błędów czy nieścisłości.