Pakiet Mobilności zainicjował wiele zmian w zakresie rozliczania kierowców międzynarodowych. Jedną z konsekwencji nowych przepisów jest brak możliwości wypłacania kierowcom diet zagranicznych, które dotychczas przysługiwały im za czas pobytu poza granicami kraju. Zamiast nich wdrożono alternatywne rozwiązanie w postaci tzw. diet wirtualnych, czyli narzędzia umożliwiającego obniżenie podstawy opodatkowania PIT oraz oskładkowania ZUS. W dalszej części artykułu omówimy to, w jaki sposób diety wirtualne pozwalają oszczędzić na ZUS i PIT w transporcie międzynarodowym. Wyjaśnimy w niej m.in. jak prezentują się stawki diety wirtualnej dla celów PIT oraz ZUS, a także jakie warunki muszą być spełnione, by móc skorzystać z tych ulg.
Co to są diety wirtualne?
Diety wirtualne stanowią nośny temat w świecie transportu międzynarodowego. Wynika to z faktu, że ich prawidłowe stosowanie jest z jednej strony obowiązkiem przewoźnika, a z drugiej zapewnia zarówno jemu, jak i kierowcom wymierne korzyści. Przez dietę wirtualną rozumie się techniczny wskaźnik, który jest wykorzystywany przez firmy realizujące międzynarodowe przewozy drogowe do obliczania ulg na ZUS i PIT. W przeciwieństwie do dawnej diety zagranicznej nie wypłaca się jej kierowcy.
Dieta wirtualna stanowi ekwiwalent diety przysługującej z tytułu podróży służbowej za granicę, będąc narzędziem rozliczeniowym pozwalającym obniżyć podstawę opodatkowania i oskładkowania. Jej umiejętne stosowanie umożliwia:
uzyskanie wyższego wynagrodzenia netto przez kierowcę,optymalizację kosztów pracy kierowcy związanych ze składkami ZUS oraz PIT.
Komu przysługują diety wirtualne?
W ogólnym ujęciu stosuje się je w przypadku kierowców, którzy wyjeżdżają za granicę po to, by wykonywać zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Diety wirtualne są narzędziem wykorzystywanym zarówno przy transporcie cross-trade, jak i przy kabotażu oraz przewozach bilateralnych.
Jakie są stawki diet wirtualnych?
Kwota diety wirtualnej zależy od tego, w jakim celu się to narzędzie wykorzystuje:
- stawka przyjmowana w celu obniżenia podstawy oskładkowania wynosi 60 euro za dzień pobytu zagranicznego,
- stawka obowiązująca w przypadku diety wirtualnej stosowanej w celu obniżenia podstawy opodatkowania wynosi 20 euro za dzień pobytu zagranicznego.
Co istotne, kwota diety wirtualnej jest proporcjonalnie obniżana, jeśli kierowca spędził za granicą mniej niż 12 godzin. Przysługuje mu:
- 1/2 stawki, jeżeli pobyt zagraniczny trwał od 8 do 12 godzin,
- 1/3 stawki, gdy pobyt zagraniczny trwał do 8 godzin.
Należy dodać, że niektórych okresów nie zalicza się do pobytu zagranicznego, za który przysługuje dieta wirtualna. Są to:
- dni urlopu wypoczynkowego,
- dni, w których kierowca jest na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,
- dni, podczas których kierowca korzysta z urlopu bezpłatnego.
Jakie warunki muszą być spełnione do zastosowania diety wirtualnej w celach ZUS i PIT?
Aby istniała możliwość zastosowania diety wirtualnej w celu obniżenia podstawy oskładkowania ZUS, muszą zostać spełnione odpowiednie warunki.
- Kierowca musi realizować zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Diety wirtualne nie są stosowane w przypadku transportu krajowego.
- Miesięczny przychód kierowcy musi być wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie (w 2026 roku wynosi ono 9420 zł brutto).
- Kwota, która zostanie uzyskana po odliczeniu wirtualnej diety kierowcy od przychodu będącego podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, nie może być mniejsza niż kwota przeciętnego wynagrodzenia.
Jeśli natomiast weźmiemy pod uwagę dietę wirtualną stosowaną w celach PIT, warunki do spełnienia są mniej restrykcyjne.
- Nie obowiązuje w tym przypadku konieczność przekroczenia poziomu prognozowanego średniego wynagrodzenia, co oznacza, że podstawa opodatkowania może zostać obniżona również w sytuacji, gdy miesięczny przychód kierowcy jest niższy niż 9420 złotych brutto.
- Dodatkowo, uzyskana po zastosowaniu ulgi podstawa opodatkowania może być niższa niż wartość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
- Dieta wirtualna stosowana w celach PIT, podobnie jak ta wykorzystywana w celach ZUS, przysługuje wyłącznie kierowcom międzynarodowym.
Diety wirtualne - istotny element rozliczeń kierowców w transporcie międzynarodowym
Dobre zrozumienie zasad rozliczania diet wirtualnych odgrywa dużą rolę dla firm zajmujących się transportem międzynarodowym. Stanowi ono klucz do tego, by działać zgodnie z przepisami oraz czerpać korzyści w postaci m.in. wyższego wynagrodzenia netto kierowców oraz optymalizacji kosztów związanych ze składkami ZUS i podatkiem dochodowym.
Aby poszerzyć swoją wiedzę na temat diet wirtualnych, warto zapoznać się z artykułem: https://www.ideapro.pl/post/czym-sa-wirtualne-diety-jak-stosowac-ulgi-na-zus-i-pit.