Wysyłka plików JPK. Podpisać za pomocą podpisu elektronicznego czy ePUAP?

Jednolity plik kontrolnyOd stycznia 2018 r. obowiązek wysyłania plików JPK obejmie również mikroprzedsiębiorców. Pozostaje jednak pytanie, czy podpisywać je za pomocą podpisu elektronicznego, czy może skorzystać z ePUAP?

Pliki JPK_VAT - (nie tylko) w celu uszczelnienia systemu podatkowego

Głównym celem wdrożenia obowiązku prowadzenia przez firmy elektronicznej ewidencji VAT jest chęć uszczelnienia systemu podatkowego. Korzyści jest jednak znacznie więcej, mowa o: mniejszej liczbie kontroli ze stron służb skarbowych, sprawniejszym dokonywaniu zwrotów VAT przedsiębiorcom i uporządkowaniu ewidencji.

Aktualnie pliki JPK_VAT są już przekazywane przez duże, średnie i małe przedsiębiorstwa. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek ten obejmie również mikroprzedsiębiorców, którzy dotychczas składali deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Szacuje się, że będzie to dotyczyć ok. 1,6 mln mikroprzedsiębiorstw.

Z czym wiąże się elektroniczna wysyłka plików JPK_VAT?

Z uwagi na wygodę wiele dużych i średnich przedsiębiorstw korzystało dotychczas z wygodnego podpisu elektronicznego. Wprowadzenie wymogu przesyłania w formie elektronicznej JPK_VAT i podpisywania tych plików właśnie podpisem elektronicznym, nie spowodowało, że firmy te musiały ponosić dodatkowe koszty. Jak będzie w przypadku mikroprzedsiębiorstw?

Początkowo mikroprzedsiębiorstwa również miały korzystać z podpisu elektronicznego. Ponieważ jednak większość z nich takiego nie posiadało, Ministerstwo Finansów zdecydowało się zmienić rozporządzenie z dnia 15 marca 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane. W efekcie przedsiębiorcy otrzymali wybór: mogą korzystać z podpisu elektronicznego, mogą też zdecydować się na ePUAP.

Podpis elektroniczny kontra ePUAP

Skoro mikroprzedsiębiorcy będą mieć wybór sposobu podpisywania wysyłanych plików JPK_VAT, to pozostaje pytanie, czym różni się podpis elektronicznych od ePUAP.

Podpis elektronicznych to "dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny". Taka definicja podpisu elektronicznego znajduje się w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Pod względem skutków prawnych dane opatrzone takim podpisem są równoważne dokumentom podpisanym własnoręcznie.

ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) to specjalna platforma, która pozwala wszystkim obywatelom, w tym także przedsiębiorcom, kontaktować się z jednostkami administracji publicznej za pośrednictwem internetu. Osoby korzystające z ePUAP muszą posiadać tzw. Profil Zaufany. Dzięki niemu mogą składać pisma elektroniczne ze skutkiem prawnym, i to bez konieczności korzystania z podpisu elektronicznego.

Co wybrać: podpis elektroniczny czy ePUAP?

Różnica między podpisem elektronicznym a ePUAP jest znaczna. Zarówno założenie konta na ePUAP, jak i utworzenie Profilu Zaufanego jest bezpłatne. Problem jednak w tym, że wiąże się to z koniecznością odwiedzenia urzędów (chyba, że osoba zainteresowana posiada podpis elektroniczny). Elektroniczna Platforma nie jest też niezawodna. W przeszłości zdarzały się zarówno krótsze, jak i dłuższe ograniczenia w dostępie do niej. Mikroprzedsiębiorcy, którzy zdecydują się skorzystać z ePUAP, aby przesyłać pliki JPK_VAT, muszą zatem przygotować się na ewentualne utrudnienia. Szczególnie ryzykowne korzystanie z Platformy będzie przy wysyłaniu JPK_VAT tuż przed ostatecznym terminem ich dostarczenia. Ewentualne opóźnienia mogą zaś wiązać się z konsekwencjami.

Dostęp do podpisu elektronicznego jest odpłatny. Firmy zajmujące się jego sprzedażą, np. wrocławska firma NetVet, udostępniają go klientowi na dwa lata. Po tym czasie możliwe jest jego odnowienie. Narzędzie w postaci podpisu elektronicznego jest niezawodne, a dodatkowo uniwersalne. Podpis elektroniczny może być stosowany nie tylko do korespondencji z urzędami, lecz także podpisywania elektronicznych faktur. Przedsiębiorcy posiadający taki podpis, mogą również podpisywać wnioski kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego. Inaczej mówiąc, zakres stosowania podpisu elektronicznego jest znacznie szerszy niż Profilu Zaufanego.

Choć zakup podpisu elektronicznego to wydatek, faktycznie należy go rozpatrywać w kategoriach inwestycji. Mikroprzedsiębiorstwa, którym zależy zarówno na bezpieczeństwie, jak i kontaktowaniu się z urzędami drogą elektroniczną, powinny korzystać z nowoczesnych i niezawodnych rozwiązań. Podpis elektroniczny jest takim, a przy okazji pozwala zaoszczędzić sporo czasu w kontaktach nie tylko z urzędami.

Artykuł został przygotowany przez firmę NetVet.pl.

Komentarze