Rodzaje pism

Rodzaje pismPismo ma kilka definicji jednak najprościej ujmując pismo jest to myśl lub zespół myśli człowieka wyrażony za pomocą znanych znaków pisarskich i "przelanych" na papier, komputer lub inne urządzenia.

Wśród pism można wyróżnić następujące rodzaje:

  • Ze względu na treść
    1. pismo informacyjne, czyli pisma które dostarczają dokładnych, pełnych i obiektywnych danych stanu faktycznego. W takich pismach nie występuje czynnik nakłaniający odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma np. rachunek, zaświadczenie czy protokół. Najprościej mówiąc są to pisma, które mają dostarczyć nam pewnych informacji, a nie wywierać na nas jakikolwiek wpływ;
    2. pismo przekonywujące jest to pismo, które w przeciwieństwie do pisma informacyjnego dąży do pozyskania odbiorcy dla swojego punktu widzenia w danej sprawie. Często potrzebna jest argumentacja przekonywująca np. podanie, odwołanie, reklamacja. Tutaj wiadomość wywiera wpływ.
  • ze względu na formę pisma wyróżniamy:
    1. pismo sporządzane na blankietach specjalnych np. blankiety reprezentacyjne, listy okolicznościowe wysyłane z okazji rocznic, świąt itp. przez kancelarie najwyższych organów władzy państwowej;
    2. pismo sporządzone na blankietach korespondencyjnych (firmówki), przeznaczone do korespondencji zewnętrznej i określone polską normą. Natomiast pisma występujące w obiegu wewnętrznym sporządzane są w formie nieokreślonej przez polską normę i obowiązujące przepisy;
    3. pismo sporządzane na formularzach. Określają w jednolity sposób zakres i powtarzalność informacji zamiast dowolności w jej formułowaniu.
  • pisma ze względu na obieg:
    1. pisma otrzymywane z zewnątrz;
    2. pisma wysyłane na zewnątrz;
    3. pisma wewnętrzne nie wykraczające poza daną firmę.
  • ze względu na stopień pilności wyróżniamy:
    1. pismo zwykłe załatwiane w zwyczajowo przyjętych terminach do 14 dni;
    2. pismo pilne/bardzo pilne załatwiane w dniu otrzymania lub w ciągu 3 dni. Warto dodać, że takie sprawy można również załatwić czasem telefonicznie jeśli odpowiedź na pismo nie może czekać - pismo terminowe są to pisma, które powinny być załatwione w terminie jaki został wyznaczony w piśmie przez nadawcę.
  • ostatnim podziałem jest podział ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy:
    1. pismo tajne chronione tajemnicą państwową;
    2. pismo poufne chronione tajemnicą służbową;
    3. pismo jawne, nie chronione żadną tajemnicą;
    4. pismo do użytku wewnętrznego np. w firmie Pismo to nie chaotyczny zlepek myśli, każde pismo ma swoje przeznaczenie i każde musi być sporządzone według obowiązujących zasad.

Artykuły:

Komentarze