Outsourcing druku

Outsourcing drukuDrukowanie, kopiowanie i skanowanie dokumentów to czynności, bez których żadna firma ani instytucja z pewnością nie wyobraża sobie skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej.

Wymiana dokumentów pomiędzy usługodawcą i jego klientami, rozliczenia finansowe, listy i notki służbowe czy po prostu materiały do prezentacji to nieodłączny element biurowego krajobrazu. Dlatego każda firma musi zapewnić sobie skuteczną obsługę druku i przetwarzania danych zapisanych na papierze.

Większość z nich realizuje to poprzez zakup własnych urządzeń drukujących, takich jak kserokopiarki i drukarki, by mieć możliwość samodzielnego drukowania i skanowania, bez potrzeby zlecania tego podmiotom zewnętrznym. Jednak statystyka pokazuje, że jest to stosunkowo drogie i problematyczne rozwiązanie. Dlatego coraz więcej firm - obecnie już ponad połowa - decyduje się na outsourcing druku.

Na czym polega outsourcing druku?

Większość z nas angielskie słowo "outosurcing" kojarzy ze zlecaniem wykonania usługi zewnętrznej firmie. Jest to bardzo uproszczone założenie, choć stosunkowo dobrze odzwierciedla to, co opisuje. W outsourcingu chodzi bowiem o to, by zminimalizować koszty własne oraz umożliwić skupienie uwagi na głównym celu prowadzenia działalności poprzez przekazanie w "ręce" innego podmiotu spraw drugorzędnych, niezwiązanych bezpośrednio z kluczowymi aspektami działania firmy.

W przypadku druku outsourcing bywa błędnie rozumiany jako wysyłanie dokumentów do zewnętrznej firmy, w których są one drukowane i przetwarzane zgodnie z zamówieniem, a następnie wysyłane z powrotem do klienta. Taki model pracy, stosowany jeszcze kilkanaście lat temu przez niektóre przedsiębiorstwa, jest zbyt kosztowny i czasochłonny, dlatego został zastąpiony nieco innym o znacznie większej wydajności. Otóż obecnie proponowany outsourcing druku polega na dzierżawie urządzeń drukujących od firmy oferującej tę usługę, przy zachowaniu jej pełnej odpowiedzialności za stan techniczny urządzeń oraz ich prawidłowe działanie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może mieć w firmie kserokopiarki, drukarki i inne maszyny na własny użytek, płacąc jedynie za ilość wydrukowanych stron i nie ponosząc dodatkowych kosztów oraz wysiłku związanego z ich utrzymaniem.

Korzyści wynikające z outsourcingu druku

Podstawową korzyścią wynikającą z zastosowania tego rozwiązania jest brak konieczności zakupu własnych urządzeń drukujących. Zazwyczaj jest to duży, jednorazowy koszt, który jest istotnym obciążeniem niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Wiąże się to także z brakiem kosztów związanych z wycofaniem zużytych maszyn z użytkowania - te zaś, ze względu na regulacje prawne związane z ekologią mogą być zaskakująco wysokie.

Kolejną z korzyści jest pełne wsparcie techniczne oraz obsługa serwisowa urządzeń. W przypadku awarii jednego z nich, usługodawca zobowiązany jest do jak najszybszego rozwiązania problemu - jeżeli natychmiastowa naprawa nie jest możliwa, zazwyczaj dostarczane jest urządzenie zastępcze, by zapewnić płynność obsługi dokumentów. Obsługa dotyczy także wymiany materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). Firma nie musi więc ponosić kosztów związanych z serwisowaniem, a także zatrudnianiem osób zarządzających parkiem maszyn i dbających o ich sprawność.

Ostatnią z istotnych zalet jest profesjonalne i poparte wieloletnim doświadczeniem doradztwo, pozwalające na dobranie idealnego rozwiązania dla spełnienia potrzeb firmy. Specjaliści potrafią dopasować sprzęt do danego zapotrzebowania, pozwalając na optymalizację kosztów oraz ułatwienie procesu obsługi dokumentów.

Outsourcing druku jest coraz popularniejszym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców. Pozwala nie tylko na pewne oszczędności finansowe, ale także pozbawia firmę konieczności poświęcania uwagi obsłudze parku maszyn związanych z obsługą druku. Wobec tych wszystkich korzyści, warto rozważyć tę propozycję, gdy przyjdzie czas wyboru urządzeń dla firmy lub podczas planowania obniżenia kosztów prowadzenia działalności.

Źródło: Xerolux.

Komentarze



OutsourcingOkreślenie outsourcingu pojawiło się w Polsce niedawno, ale praktyka działań znała była od zawsze.