Oprogramowanie IT w małej firmie. Jak dokonać wyboru w 5 krokach?

Oprogramowanie ITDecydując się na wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania firmą odpowiedz sobie na pytanie czego od tej inwestycji oczekujesz.

Za jaki zakres informacji i procesów ma odpowiadać oprogramowanie, jaki miałby wyglądać układ i format dokumentów etc. Czy potrzebujesz systemu ERP, czy wystarczy mniej szczegółowe narzędzie? Aby ułatwić sobie opis oczekiwań, warto podzielić cały plan wdrożenia na klarowne etapy. Skomplikowane zadanie? Tylko pozornie. Podpowiadamy jak zrealizować temat w zaledwie… pięciu krokach.

1. Wybór osób odpowiedzialnych za projekt

W stosunkowo niewielkiej firmie liczba członków zespołu wdrożeniowego nie musi być spora. Nie ma sensu tworzyć struktury dla struktury. Im mniejsza grupa, tym lepsza koordynacja działań i terminów spotkań. Warto też mieć na uwadze, że pracownicy wchodzący w skład koordynatorów wdrożenia powinni posiadać szeroką wiedzę o firmie i zachodzących w niej procesach oraz odpowiedni zakres decyzyjności. To także przyśpieszy i ułatwi pracę, sprowadzając do niezbędnego minimum potrzebę ciągłego raportowania i oczekiwania na akceptację proponowanych rozwiązań.

2. Określenie oczekiwań wobec nowego narzędzia

Kryteria, jakie zastosujesz w ramach tego etapu, powinny uwzględniać przede wszystkim:

  • Branżę i obszary działalności firmy
  • Poziom różnorodności prowadzonych działań
  • Rodzaj struktury organizacyjnej
  • Dostępny budżet

Uwaga! Każde oprogramowanie, którego używamy do rozliczania działalności gospodarczej musi bezwzględnie spełniać pewne warunki, przede wszystkim dotyczące bezpieczeństwa danych. Dodatkowo warto mieć na względzie zgodność z aktualnym staniem prawnym oraz bezproblemową aktualizację w razie jego zmiany. Często polecanym narzędziem, którego twórcy dbają o aktualność narzędzia, jest system zintegrowany Streamsoft PRO.

3. Zapoznanie się z aktualną ofertą rynkową

Kolejnym, bardzo naturalnym krokiem w procesie decyzyjnym, jest zapoznanie się z dostępną ofertą. Nie polecamy bagatelizować tego etapu, ani traktować go wybiórczo. Warto przeanalizować, jeśli nie wszystkie, to większość oferowanych rozwiązań. Na co zwracać uwagę? Z jednej strony są: dostosowanie do branży, w której działamy, specyfika działalności i struktury firmy. Z drugiej możliwości finansowe, które jasno określają osiągalność danego rozwiązania.

4. Spotkania z wybranymi ofertodawcami

Jeszcze przed podjęciem decyzji pomagają one skonfrontować obietnic ofertowych z rzeczywistością. Pamiętaj, że podczas takich wizyt najlepiej dopytać dosłownie o wszystko - to ostatni moment na rozwianie wątpliwości i zdobycie szerszego spectrum wiedzy na temat konkretnych propozycji. Jeśli masz możliwość, wykorzystaj doświadczenia firm, które już używają danego rozwiązania. Dowiedz się o ewentualne problemy występujące w trakcie wdrożenia, a także już przy samym użytkowaniu. Opinia płynąca z praktyki będzie zdecydowanie pomocna!

5. Weryfikacja i wybór

To już finał! Czas na porównanie założonych dla Twojej firmy celów z opcjami dostępnymi u wyselekcjonowanych dostawców programów. W tym kroku weryfikujesz cenę, wiarygodność oraz warunki powdrożeniowego serwisu. Nim zespół wdrożeniowy rozpocznie prace w firmie, pamiętaj o przedstawieniu koncepcji implementacji oraz przedstawieniu jej wszystkim pracownikom, którzy są zaangażowani w proces wdrożenia oraz będą wykorzystywać oprogramowanie w codziennej pracy.