Informacje prasowe należą do najpopularniejszych form reklamy, korzystają z niej zarówno wielkie korporacje, jak i małe firmy, które dopiero zaczynają budować swoją pozycję na rynku.
Potentaci mają cały sztab specjalistów od public relations, marketingu i copywritingu i o wiele większe środki finansowe na promowanie swoich komunikatów, ale nie oznacza to wcale, że małe firmy nie mogą korzystać z tej formy reklamy.
Struktura informacji prasowej:
Informacja prasowa powinna powstawać według określonego schematu, w którym brak miejsca na jakąkolwiek improwizację. Wygląda on następująco:
1. Data
Umieszczenie daty w prawym narożniku ułatwia dziennikarzowi przyjmującemu materiał sprawdzenie "terminu przydatności" informacji prasowej.
2. Tytuł
Od tych kilku słów najczęściej zależy, czy czytelnik będzie miał ochotę zapoznać się z dalszą częścią tekstu. Tytuł powinien być chwytliwy, zwięzły i oczywiście nawiązywać do treści informacji.
3. Wstęp
Wstęp do informacji powinien w interesujący sposób przedstawić istotę całego tekstu i przekonać czytelnika do tego, że po jego przeczytaniu dowie się czegoś nowego. W leadzie warto posiłkować się takimi pytaniami jak "kto?", "co?", "dlaczego?"
4. Rozwinięcie
W rozwinięciu zamieszczamy odpowiedzi na pytania, które zasygnalizowaliśmy we wstępie. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku, w dalszej kolejności piszemy o rzeczach mniej istotnych.
5. Zakończenie
Autor komunikatu w zakończeniu powinien w kilku zdaniach podsumować tekst oraz ewentualnie zachęcić czytelnika do skorzystania z jakiegoś produktu/usługi.
6. Dane kontaktowe
W tym miejscu należy podać dane osoby, która w razie potrzeby udzieli stosownych informacji - imię i nazwisko, telefon, adres e-mail.
Cechy dobrej informacji prasowej
Zachowanie struktury tekstu to nie wszystko, autor powinien również w umiejętny sposób przekazać wszystkie informacje.
- Tekst musi być poprawny pod względem stylistycznym i ortograficznym. Błędy ortograficzne mogą jedynie ośmieszyć autora i firmę, dla której tekst jest przygotowany. Dziennikarz, który przyjmuje informację prasową z pewnością nie będzie poprawiał błędów, tylko wyrzuci ją do kosza.
- Język, którym pisana jest informacja powinien być nieskomplikowany i przystępny dla czytelnika. Nie powinno się nadużywać specjalistycznych terminów, których poza autorem tekstu nikt nie zrozumie. Pamiętajmy również, by z umiarem stosować wykrzykniki.
- Długość tekstu powinna zamknąć się w przedziale 2500-3000 znaków. Mało kto ma ochotę czytać wielostronicowe elaboraty, dlatego warto trzymać się najważniejszych i najprzydatniejszych z punktu widzenia czytelnika informacji. Tak zwane "lanie wody" skutecznie zniechęci do przeczytania całego tekstu.
- Tekst powinien mieć charakter informacyjny, a nie reklamowy. Autor tekstu musi być obiektywny i przygotować go w trzeciej osobie. Niedopuszczalne są stwierdzenia typu "mamy najlepszy produkt", "niszczymy konkurencję" itp. Warto urozmaicić tekst powołując się na dane statystyczne, wiarygodne źródła czy wypowiedzi specjalistów.
- Estetyka informacji prasowej jest bardzo ważna, ponieważ brak odstępów, akapitów, czy nieczytelna czcionka odstraszą czytelnika. Warto pamiętać o grafice, gdyż informacja prasowa z ładnym zdjęciem zdecydowanie szybciej przyciągnie uwagę czytelnika niż suchy tekst.
Wysyłanie informacji prasowej
Po przygotowaniu tekstu można pomyśleć o jego dystrybucji. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na kilka elementów.
- Podstawą jest zapoznanie się z regulaminem serwisu internetowego, gdzie znajdziemy informacje odnośnie warunków publikacji, na przykład w jakim formacie przygotować plik z tekstem.
- Przed wysyłką materiału jeszcze raz dokładnie sprawdźmy jego treść. Nie ma nic gorszego jak kilkakrotne redagowanie informacji, bo autor pomylił tytuł, nazwisko czy jakąś datę.
- Materiał należy przesłać do odpowiedniej osoby, która zajmuje się interesującym nas tematem. Tymczasem wiele agencji PR wysyła teksty w ciemno, nie zwracając uwagi na to, czy treść tekstu pasuje do tematyki serwisu lub czy trafi do skrzynki pocztowej osoby zajmującej się konkretnym działem.
- Nie wysyłajmy tekstu na ostatnią chwilę - jeśli piszemy o wydarzeniu, które odbędzie się w weekend, wypadałoby dostarczyć materiał już na początku tygodnia, zamiast w piątek o godzinie 16.00.
- Jeśli redakcja odmówiła publikacji tekstu, jeszcze raz przeczytajmy regulamin, czy dostosowaliśmy swój tekst do wymogów stawianych przed agencjami PR. Dopiero potem można zadzwonić do dziennikarza i spytać czy otrzymał tekst i jakie są szanse na jego publikację.
Na koniec warto pamiętać, że aby stworzyć dobrą informację prasową potrzebna jest nie tylko znajomość zasad pisowni, ale też precyzja, wyobraźnia, znajomość opisywanego tematu i trening. Bez systematycznej pracy nie ma bowiem co liczyć na sukcesy w żadnej dziedzinie.
Autor: www.prasa24h.pl.
Komentarze