Co powinniśmy wiedzieć o e-fakturze?

E-fakturaFaktury, czyli codzienność właściciela firmy

Każdy biznes sprowadza się do wymiany towaru lub usługi na pieniądze. Nawet jeśli udaje się łączyć największą życiową pasję ze sposobem na zarabianie na życie, to na koniec dnia przed oczami stają rozliczenia i faktury. Odbieranie, wystawianie, opłacanie, korygowanie, monitorowanie  wreszcie księgowanie faktur to codzienność każdego przedsiębiorcy lub jego pracowników. Tradycyjny obrót fakturami papierowymi jest pewnie skuteczny, ale czy wygodny, prosty i pozwala dobrze zarządzać czasem?

Faktura papierowa wymaga wydrukowania, spakowania w kopertę, zaadresowania i wysłania za pośrednictwem poczty lub kuriera. To dodatkowe koszty (zakup papieru, kopert, znaczków pocztowych, tonerów do drukarek), które w skali roku opiewają na okrągłą sumę, nie wspominając o tym, że w firmie musi być pracownik, który skrupulatnie wykona tę pracę, albo sam właściciel zamiast odpocząć lub zrobić coś pożytecznego dla biznesu, siądzie wreszcie do sporządzenia faktur i przygotowania ich do wysyłki. Poza kosztami i procesem przygotowania, sporą wadą faktur papierowych jest także czas ich doręczenia do odbiorcy. Zarówno nadawca jak i odbiorca faktury powinien zachować dokument i odpowiednio go zarchiwizować. W firmach generujących duże obroty i wiele transakcji z fakturą w tle, operacyjne koszty fakturowania i przechowywania tych dokumentów zajmują wysoką pozycję w wydatkach firmy.

Czy istnieją jeszcze firmy bez komputerów i Internetu?

Nawet jeśli jakieś przedsiębiorstwo nie jest współczesnym start-upem, ma za sobą kilkanaście czy kilkadziesiąt lat działalności, trudno wyobrazić sobie jego sprawne funkcjonowanie i utrzymywanie konkurencyjności bez komputera i korzystania z Internetu. Handel, usługi, wymiana danych, zamówienia, reklamacje, zapytania biznesowe to wszystko odbywa się dziś za pośrednictwem sieci internetowej. Nie dziwi więc fakt, że coraz więcej firm zakłada konta firmowe w bankach internetowych. O wygodzie i oszczędnościach dla firmy przy takim wyborze nie trzeba nikogo przekonywać. Tylko najbardziej oporni klienci wahają się przed przeniesieniem finansów firmy do banku, który posiada w pełni bezpieczny serwis do kompleksowej obsługi konta biznesowego. Samodzielna obsługa takiego konta jest bardzo intuicyjna i prosta a liderzy bankowości internetowej dla firm dokładają starań, aby zarządzanie pieniędzmi firmy było sprawne i opłacalne. Obecnie konto bankowe obsługiwane przez Internet można połączyć z elektroniczną księgowością. Takie rozwiązanie pozwala jeszcze łatwiej i szybciej generować faktury a właściwie e-faktury, które online przesyłane są między kontrahentami.

E-faktury dla opornych, czyli nie taki diabeł straszny

Połączenie konta i księgowości jest darmowe, a niesie za sobą wiele udogodnień (jak np. mKsięgowość Start oferowana przez mBank: https://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/start/). Korzystając z takiego rozwiązania można prowadzić księgowość samodzielnie lub z pomocą profesjonalnej księgowej. Właściciel konta lub pełnomocnik zyskuje 24 godzinny dostęp do e-faktur i innych dokumentów księgowych. Doskonałym udogodnieniem jest automatyczne zaczytywanie danych z faktur do przelewów. System bankowości i księgowości przypomina o zaległych płatnościach za faktury i odznacza uregulowane już płatności. Dzięki takim rozwiązaniom stan płatności jest bardzo przejrzysty i łatwy do sprawdzenia w dowolnym momencie. Wystawienie e-faktury klientowi lub kontrahentowi jest proste i odbywa się tylko w dwóch krokach. Podobnie wygląda przypominanie o upływającym terminie płatności za e-fakturę – wystarczy jeden klik w systemie transakcyjnym a kontrahent otrzyma informację o zaległej płatności.

Czym się różni e-faktura od faktury papierowej?

Specjaliści twierdzą, że brak wiedzy na temat przepisów prawnych, dotyczących obiegu faktur drogą elektroniczną jest najczęstszą przyczyną ich unikania we własnej firmie. Zgodnie z prawem e-faktury są tak samo skutecznym dokumentem księgowym jak ich papierowe odpowiedniki. Na obu typach faktur muszą się znaleźć identyczne dane wymagane przez ustawę: data wystawienia dokumentu i jego kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Ponadto imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z adresami, numerami identyfikacji podatkowej. Wymagane jest także, dokładnie tak, jak na fakturze papierowej podanie daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Na e-fakturze należy także umieścić nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość lub liczbę dostarczonych towarów lub też zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto i wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto). Obowiązkowe jest także określenie stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i na koniec kwoty należności ogółem.

Ustawa nie określa w jakim formacie elektronicznym powinna być wystawiona e-faktura, może to być dowolny dokument wysłany np. mailem w załączniku. Najczęściej stosowanym formatem dla e-faktur jest pdf, który najczęściej spełnia inny wymóg ustawy dotyczący zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia dokumentu. E-fakturę można także udostępnić na stronie internetowej, a kontrahentowi wysłać link wraz z danymi umożliwiającymi pobranie dokumentu. Takie dostarczenie e-faktury również jest uznawane jako skuteczne w świetle przepisów ustawy.

Zgoda odbiorcy i urzędu na skarbowego na e-faktury

Kiedy już właściciel przedsiębiorstwa zadecyduje o wprowadzeniu e-faktur w swojej firmie, pozostaje jeszcze przekonać do tego rodzaju obiegu dokumentów swoich kontrahentów, którzy są ich odbiorcami. Przepisy nie regulują w jaki sposób odbiorca faktury powinien wyrazić zgodę na otrzymywanie e-faktur zamiast faktur papierowych, dostarczanych pocztą. Można więc sądzić, że akceptowana jest zarówno zgoda pisemna oraz elektroniczna. Dopuszczalna jest także zgoda domniemana, którą można przyjąć, kiedy odbiorca e-faktury nie zgłosi sprzeciwu, a płatność zostanie uregulowana na podstawie tego dokumentu. Już pierwsza płatność od kontrahenta uregulowana na podstawie e-faktury oznacza jego zgodę na taki obieg dokumentów i przy kolejnej płatności można ponownie zastosować wysłanie e-faktury.

O stosowaniu e-faktur nie trzeba zawiadamiać urzędu skarbowego, ani występować z wnioskiem o wydanie na nie zgody. Fiskus nie może zakwestionować ważności e-faktur, bowiem w 2011 roku faktura elektroniczna została zrównana z formą papierową i stanowi pełnoprawny dokument księgowy.

Większa płynność finansowa firmy, dzięki e-fakturze?

Faktura papierowa wysyłana tradycyjnie pocztą może wędrować na biurko odbiorcy kilka na nawet kilkanaście dni. Dla odmiany e-faktura dociera na skrzynkę mailową kontrahenta w kilka sekund. A im szybciej faktura dotrze w odpowiednie ręce, tym większe prawdopodobieństwo, że płatność zostanie terminowo wykonana. E-faktura zmniejsza więc ryzyko zatorów płatniczych i pośrednio wpływa na współpracę pomiędzy kontrahentami, którzy rozliczają się zgodnie z umową i datą wskazaną na fakturze.

E-faktura zawsze pod ręką

Systemy księgowości elektronicznej, w tym także te połączone z kontem bankowym umożliwiają łatwe przechowywanie i archiwizowanie e-faktur. Właściciel firmy ma stały dostęp do dokumentów księgowych przedsiębiorstwa, nie ma ryzyka zagubienia e-faktury czy też trudności z jej odnalezieniem. Samodzielne przygotowywanie e-faktur jest proste i pozwala zaoszczędzić dużo czasu, jeśli jednak pojawią się jakiekolwiek wątpliwości czy dokument został sporządzony poprawnie, można skorzystać ze zdalnej pomocy profesjonalnej księgowej.

Komentarze



Praca w biurzeAby przyciągnąć do siebie nowych pracowników, przedsiębiorstwa często decydują się na


Wyposażenie biuroweZadbanie o ergonomię biur jest jednym z najważniejszych wyzwań, przed który


Oprogramowanie ERPDziałanie każdego przedsiębiorstwa można porównać do organizmu ludzkiego. Ist


Imprezy targowe w PolscePołączenie tradycyjnej ekspozycji towarów wraz ze sprzedażą na arenie kraj